Работа с кадрами в любой компании требует тщательности и ответственности. С 2023 года в России внедрена новая система отчетности, которая ужесточила требования к работодателям. Каждый факт приема, перевода или увольнения сотрудника должен быть зафиксирован не только в бумажной трудовой книжке, но и в отчете по форме ЕФС-1, который отправляется в Социальный фонд России (СФР). Невыполнение этой обязанности может стать причиной серьезных последствий, как это и произошло с ООО «СМУРФИК», пишет канал "Правда из зала суда".
Увольнение без цифрового следа: как это стало причиной иска?
В истории ООО «СМУРФИК» сотрудник, Кузнецов ФИО1, был принят на работу, и все необходимые отчеты были предоставлены. Однако после увольнения произошел промах: отчет об увольнении не был отправлен. В результате Фонд выявил несоответствие – работник числился на предприятии, несмотря на то, что его трудовые отношения были прекращены.
Фонд инициировал предсудебную работу, включая письменные требования и возможные проверки. Но необходимые данные так и не были представлены, что вызвало новое судебное разбирательство. В итоге фонд подал иск, требуя от работодателя представить недостающие сведения, что в данном случае подразумевает не только возможность наложения штрафов, но и вероятность более серьезных последствий.
Что важно знать о форме ЕФС-1?
Форма ЕФС-1 представляет собой единое основание для индивидуального учета трудовой деятельности, включая сведения о времени работы и зарплате. Этот документ крайне важен для будущей пенсии работника: если трудовые периоды не будут учтены, это может привести к серьезным проблемам с подтверждением стажа и размера выплат, что критично в свете изменений, планируемых с 2025 года.
Каждый работодатель обязан соблюдать заданные сроки представления отчетов – не позднее следующего рабочего дня после кадрового события. Важно, чтобы кадровая служба мгновенно информировала бухгалтерию о любых изменениях, а бухгалтеры быстро обрабатывали и отправляли отчеты.
Как избежать проблем с СФР?
Для предотвращения возникновения судебных разбирательств работодателям следует выстроить четкие процессы в сфере отчетности ЕФС-1. Вот несколько советов:
- Назначьте ответственных: Кадровая служба должна оперативно уведомлять бухгалтерию о всех изменениях, связанных с трудовыми отношениями.
- Соблюдайте сроки: Отправляйте отчеты сразу после кадровых изменений, а не в конце месяца или квартала.
- Автоматизируйте процессы: Инвестиции в современные системы учета помогут избежать человеческих ошибок при вводе данных.
Соблюдение этих рекомендаций значительно снизит риск судебных исков и штрафов, что в итоге положительно скажется на репутации компании.
